İnsan Onaylı Otomasyon: Mesajla Onay Veren İş Akışları

İnsan Onaylı Otomasyon: Mesajla Onay Veren İş Akışları

Otomasyon denince çoğu kişinin aklına "her şeyi kendisi yapan sistem" geliyor. Oysa işletmelerde en iyi sonuç veren yapı genellikle yarı otomatik: sistem hazırlar, insan tek dokunuşla onaylar, sistem devam eder. Kendi içerik ve iş süreçlerimizde kullandığımız bu yaklaşımı anlatıyoruz.

Neden tam otomasyon değil?

Tamamen otomatik bir akış hızlıdır ama hatası da hızla çoğalır. Yanlış bir konu, uygunsuz bir görsel ya da hatalı bir fiyat yüzlerce kez tekrarlanabilir. Tek bir onay adımı eklemek süreci neredeyse hiç yavaşlatmaz, ama kalite ve sorumluluk insanda kalır.

Akışın parçaları

1. Tetik: Belirli bir saatte veya bir olay olduğunda (yeni form, yeni sipariş, takvim) akış başlar.
2. Hazırlık: Sistem gerekli bilgiyi toplar ve bir öneri hazırlar: içerik konusu, teklif taslağı, rapor özeti.
3. Onay: Öneri, yetkili kişiye mesajlaşma uygulaması üzerinden iki butonla gönderilir: "Onayla" / "Değiştir".
4. Devam: Onay gelirse sistem işi tamamlar; "değiştir" gelirse not ister ve öneriyi yeniler.
5. Kayıt: Her karar kimin, ne zaman verdiğiyle birlikte kaydedilir.

Hangi araçlar?

Akışları görsel olarak tasarlanan açık kaynak bir otomasyon aracıyla kuruyoruz; kendi sunucunuzda çalıştırılabildiği için veriler dışarı çıkmıyor. Mesajlaşma tarafında resmî bot arayüzleri kullanılıyor. Yapay zekâ adımı (özet, taslak, sınıflandırma) akışın içinde bir düğüm olarak yer alıyor.

Kurarken sorduğumuz sorular

• Öneriyi sistem mi üretecek, yoksa sadece hatırlatma mı gönderecek?
• Onayı kim verecek, o kişi yoksa kim?
• Onay gelmezse ne olacak: bekleyecek mi, iptal mi olacak?
• Hangi veriler mesajla gönderilebilir, hangileri gönderilmemeli (kişisel veriler)?

Bu soruların cevabı netleşmeden akış kurmamak, sonradan yeniden yazmaktan çok daha ucuz.

Örnek kullanım alanları

• Gelen teklif taleplerinin özetlenip satış sorumlusuna onaya düşmesi
• Haftalık içerik takviminin önerilip yöneticinin onayıyla planlanması
• Stok azaldığında sipariş taslağının hazırlanıp onayla tedarikçiye gönderilmesi
• Randevu iptallerinde boşalan saatin bekleme listesindeki kişiye önerilmesi

İşletmenize uygun bir onaylı otomasyon akışı için yapay zekâ ile iş süreçleri otomasyonu hizmetimizi inceleyin.